Responsible Minerals Complaint Procedure
Ganzhou Sunny Non-ferrous Metals Co., Ltd. Responsible Minerals Complaint Procedure
贛州市光華有色金屬有限公司負責任礦物申訴程序
1.目的
確保公司鎢原料采購符合《負責任礦物審驗流程》要求，認真履行企業社會責任，建立規范、科學、有效的申訴機制，允許任何相關方（受影響人員或舉報者）說出與采礦、貿易、加工和運輸情況有關的疑慮并得到妥善得到妥善處理。本文件詳細列明如有人對本公司所做決定提起申訴，本公司及申訴人須遵守的程序。
2.依據
《負責任礦物審驗流程鎢冶煉廠標準》、《供應鏈政策》等。
3.適用范圍
本程序適用于本公司的相關方及本公司涉及負責任礦物采購相關工作的部門及人員。
4.管理機構及職責
公司負責任礦產供應鏈小組負責處理申訴相關工作。
5.申訴原則
5.1.程序原則：申訴人提出申訴和參與申訴應遵照本程序；公司接受和處理申訴也應按照本程序的要求進行。
5.2.事實原則：申述人應根據具體事實而非公司的戰略、政策或方針提出申訴，并充分、完整地提供事實的證據和材料，公司接受和處理申訴應以查清事實為基本出發點并根據查清的事實作出處理。
5.3.關聯原則：申訴人可為個人或團體，申訴事項與公司的產品及其供應鏈、
生產管理決策活動、業務關系、外部業務關系相關；公司不接受也不處理與公司不存在任何關系的申訴。
5.4.保密原則：申訴人和公司均應在保密的原則下，對申訴事項進行嚴肅認真處理，在申訴處理過程中，申訴人和公司相關人員均應保守秘密，不在處理程序結束前就申訴進行和內容做公開披露。
5.5.及時原則：申訴人應該知道或理應知道相關事實后的合理時間內及時提出申述，以便調查和處理，公司在接受到申述后，應及時處理并給予答復；但公司不受理申訴人應該知道或理應知道相關事實超過兩年的申訴。
6.工作流程
6.1.申訴信息的收集
申訴內容：工作中接受到的相關方關于負責任礦產供應鏈的與采礦、貿易、加工及出口情況有關的疑慮方面的信息。
6.2.申訴渠道
6.2.1.郵箱：ghzxy@vip.163.com
6.2.2.電話：0797-8486626
6.2.3.來訪
電子郵箱及電話用于接收相關的詢問和申訴。
6.3.申訴的內容
相關方對公司的供應鏈管理提起申訴時，該申訴需包含以下內容：
a）寫明申訴者的姓名（可匿名）、單位（如有）、聯系信息以及是否要求保密，如有保密要求則本公司予以保密；
b）詳細說明申訴的事項及理由；
c）附相關支持性證據，這有利于申訴或溝通的解決；
d）如申訴人有可行的解決措施建議，歡迎一起提供給我司。
6.4.申訴信息的分類
公司需對接收到的詢問和申訴信息進行分類識別。申訴信息分為一般信息、重要信息、不予受理信息。
6.4.1.一般信息：相關方對公司負責任礦物供應鏈管理的咨詢、供方的調查問卷等。
6.4.2.重要信息：管理不符合RMAP要求的信息；對公司礦物采購涉及公司識別高風險的信息；對公司礦物采購不符合公司供應鏈政策的信息。
6.4.3.不予受理信息：瑣碎的、惡意的或者可能為了獲得競爭優勢而產生的投訴；沒有令人信服的客觀證據支持的申訴。
6.5.申訴處理步驟
6.5.1.接受申訴或溝通：受理申訴或溝通的供應鏈小組人員負責記錄申訴與溝通內容，并確保把相關內容記錄在申訴登記表中。
6.5.2.初步評估：初步評估申訴與溝通的內容是否符合本申訴與溝通機制的范圍，并將相關信息傳達給公司的相關領導和部門。
6.5.3.申訴確認：在收到申訴與溝通事項的10個工作日內，向申訴人提供書面反饋，以確認收到申訴，并提供解決申訴的步驟和時間。
6.5.4.申訴回應：申訴調查將在接到申訴之后立刻開展，在申訴開始之日起45天內完成與申訴有關的調查報告或行動報告，并形成回應結論，回應的內容將會有三種方式：
a）不符合申訴范圍，申訴不成立，駁回；
b）接受申訴，但本公司不存在申訴問題，無需采取糾正改進措施；
c）接受申訴，確認需要采取糾正或改進措施。
6.5.5.改進行動：如申訴方對調查報告或行動措施不滿意，公司將開展進一步的調查和研究，確定需要深入開展的行動方案并予以實施。如申訴方仍就公司改進行動無法達成一致，可將申訴轉交給第三方進行調解或聘請外部專家參與審查及磋商。
6.5.6.檢測與評價：公司供應鏈小組每個季度將收到的申訴、解決以及未決的情況向公司高層匯報；每年分析申訴解決的情況以及時限，并評估申訴程序的有效性。
7.申訴者保護
7.1.申訴者信息保密：申訴信息由供應鏈小組負責登記與處理，處理人須對申訴者的信息嚴格保密，除分管領導外，嚴禁將申訴者信息透露給其他任何人員。
7.2.申訴者權益保護：公司鼓勵此類申訴，并切實保護申訴者權，嚴禁因申訴打擊報復申訴者，同時保證其知情權，即申訴是否有效以及最終處置結果等信息。
本公司鄭重承諾: 堅決保護申訴者權益不受侵犯!
